Ochrana oznamovatelů

Ochrana osob, které oznamují porušení práva (whistleblowing)

Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie byla přijata za účelem ochrany oznamovatelů protiprávního jednání, které nese znaky trestného činu nebo přestupku a oznamovatel se o něm dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností. Jejím účelem je především chránit oznamovatele před odvetnými opatřeními ze strany zaměstnavatele, případně kolegů. Z tohoto důvodu při oznámení prostřednictvím vnitřního kanálu zůstane utajena totožnost oznamovatele, kterou bude znát jen příslušná osoba a tato je povinna zachovávat mlčenlivost.

Kdo může oznámit

Oznamovatelem může být fyzická osoba ve vztahu ke KCZ (např. zaměstnanec , smluvní partner, uchazeč o zaměstnání, zaměstnanec servisní organizace apod.).

Oblasti porušení

• Jakékoli neetické jednání či protiprávní jednání;
• zadávání zakázek a předcházení praní špinavých peněz;
• bezpečnost a soulad výrobků s předpisy;
• bezpečnost práce;
• ochrana životního prostředí;
• ochrana spotřebitele;
• ochrana soukromí a osobních údajů a bezpečnost sítí a informačních systémů.

Jak se oznamuje/ Příjem oznámení/ Co můžete oznámit

Podat oznámení můžete zvláštním, nezávislým a samostatným komunikačním kanálem zajišťujícím důvěrnost poskytnutých informací, ochranu oznamovatele a jeho osobních údajů pouze ve výše uvedených oblastech. S oznámeními mimo zmíněné oblasti je nutné se obrátit na jiné kompetentní orgány veřejné moci nebo na soud.

Oznamovatel může zvolit nástroj pro podání oznámení písemnou nebo ústní formou a podle toho, jak velký stupeň anonymity vyžaduje, od osobního setkání s pověřenými osobami PO až po plně anonymní cestu prostřednictvím Help-Linky. Vnitřní oznamovací systém (VOS) společnosti KCZ obsahuje následující nástroje pro oznamování závadného jednání:

a) Telefonicky na Help-Linku, tel: 774770045 V tomto případě kvalifikovaný zaměstnanec sociální agentury, která Help-Linku zajišťuje, zhodnotí podnět a probere s oznamovatelem další kroky. Pokud z rozhovoru vyplyne, že se jedná o podnět, který má být řešen v KCZ, předá tento zaměstnanec adekvátní informace jedné z PO. Pokud si to oznamovatel přeje, bude zpětná vazba oznamovateli probíhat pouze prostřednictvím zaměstnance Help-Linky a pro KCZ zůstane oznamovatel v naprosté anonymitě. Tento oznamovací kanál je možno využít pouze ve středu od 10:00 do 14:00 hodin.

b) Emailem na Help-Linku koito@socialniagentura.cz. Komunikace probíhá obdobným způsobem jako při telefonickém hovoru, tedy se zpětnou vaznou prostřednictvím Help-Linky. Zaměstnanec sociální agentury předává PO KCZ obsah emailu, ale ne kontakt. Emailové oznámení je možno podávat kdykoliv. Provozovatel Help-Linky je vázán mlčenlivostí a předává jen ty informace, které jsou nezbytné pro podstatu oznámení a jeho řešení a zpětná vazba probíhá prostřednictvím provozovatele Help-Linky.

c) Ústní podání oznámení jednomu z PO. Oslovená PO provede o rozhovoru zápis nebo se svolením oznamovatele rozhovor nahraje. Rozhovor je pokládán za důkaz toho, že byl podnět přijat a není tedy třeba podávat další zprávu o přijetí oznámení a zahájení řešení.

d) Email odeslaný na adresu oznameni@koito-czech.cz. K emailové schránce této adresy mají přístup všechny PO a tudíž je dostatečně zajištěno, aby proběhla včasná reakce na oznámení. Zpětná vazba bude poskytována na email odesílatele nebo jinou cestou, kterou oznamovatel označí za možnou v emailu.

e) Email odeslaný na adresu PO. V tomto případě doporučujeme označit „potvrzení o přečtení zprávy“ ve vašem emailu. Stejně tak doporučujeme zvolit alespoň 2 adresy, aby i v případě nepřítomnosti jednoho PO bylo možno včas reagovat. Stejně jako v předchozím případě, zpětná vazba bude poskytována na email odesílatele nebo jinou cestou, kterou oznamovatel označí za možnou v emailu.

f) V papírové formě přímo do schránky u kanceláře HR nebo na jedné z vrátnic, ideálně v zalepené obálce se jménem jedné z PO. V případě, že by bylo oznámení vhozeno do schránky bez obálky a jasného určení, nelze garantovat anonymitu, protože schránky vybírají různí členové sekce HR.

g) Telefonicky jedné z PO. Telefonický rozhovor je pokládán za důkaz toho, že byl podnět přijat a není tedy třeba podávat další zprávu o zahájení řešení. PO udělá o rozhovoru zápis, jehož součástí bude kontakt, na který bude podávána zpětná vazba o stavu řešení podnětu.

Obsah oznámení

• podrobné vylíčení protiprávního jednání (předmět oznámení, kde se o něm oznamovatel dozvěděl, důkazy a podkladové materiály atd.)

Chráněné oznámení může dále obsahovat:

• identifikaci oznamovatele – jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, kontaktní adresa pro vyrozumívání.

Totožnost oznamovatele je při posuzování oznámení důležitá, protože může vzniknout potřeba oznamovatele kontaktovat s žádostí o upřesnění či doplnění oznámení. Kontaktní údaje oznamovatele jsou také potřebné k vyrozumění o přijetí oznámení a následně k vyrozumění o výsledku posouzení oznámení.

Lhůty

Oznamovatel má právo být do 7 dnů od podání oznámení vyrozuměn o jeho přijetí a o výsledku posouzení vyrozuměn nejdéle do 3 měsíců na elektronickou nebo poštovní adresu, kterou oznamovatel uvedl, pokud se tohoto práva předem nevzdal. Vyrozumění nebude odesláno v případě anonymního podání a pokud by jeho odesláním mohlo dojít k ohrožení zájmu na ochraně totožnosti oznamovatele a jeho osobních údajů, případně třetí osoby.

GDPR

Osobní údaje oznamovatele jsou zpracovávány pro účely řešení oznámení v souladu a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, a souvisejících předpisů.

Poučení

V případě podání vědomě nepravdivého oznámení se může oznamovatel dopustit přestupku nebo trestného činu.